Planning horeca : des shifts remplis en dix minutes, pas en une soirée

Le planning est le module que les gérants ouvrent le plus : c'est aussi celui qui leur coûte le plus de temps quand il vit dans un groupe WhatsApp et un tableur.

Le problème que résout le planning CaRe

Dans un établissement indépendant, planifier c'est réconcilier trois choses qui changent tout le temps : les heures d'ouverture et les postes à couvrir (salle, bar, cuisine, plonge), les disponibilités réelles de chacun (étudiants, flexi-jobs, extras) et les imprévus (maladie, coup de feu, réservation de groupe). Quand ces informations sont dispersées, le gérant refait le puzzle chaque semaine et l'équipe découvre ses horaires trop tard.

CaRe part de vos horaires d'ouverture et de vos postes : le planning sait combien de personnes il faut, par créneau et par poste, et vous montre uniquement ce qui reste à remplir.

Comment ça marche

1. Vous décrivez votre semaine type : jours et heures d'ouverture, services (midi, soir, fermeture après minuit), postes et nombre de personnes souhaité par créneau.
2. L'équipe renseigne ses disponibilités depuis son téléphone, par semaine ou de façon récurrente. Les indisponibilités et demandes de congé remontent au gérant.
3. Vous planifiez : CaRe propose les personnes disponibles pour chaque case, signale les conflits (repos insuffisant, double affectation) et compte les heures par personne.
4. Vous publiez : chaque membre voit son planning à jour, reçoit les changements et peut proposer un échange de shift que vous validez.
5. Les créneaux libres restent visibles : un extra ou un étudiant peut se positionner, vous confirmez en un clic.

Fonctionnalités

Agenda par poste

Vue semaine avec une colonne par service et une ligne par poste. Les cases hors ouverture restent cliquables pour une prépa, un ménage ou un extra.

Disponibilités et congés

Saisie mobile par l'équipe, validation par le gérant, historique conservé. Aucune donnée de santé demandée : seul le type d'absence est enregistré.

Shifts à pourvoir et créneaux libres

Compteur des postes non couverts sur la semaine en cours et la suivante ; publication de créneaux ouverts aux volontaires.

Règles horeca belges

Alerte si le planning est modifié à moins de cinq jours ouvrables (délai de prévenance CP 302 par défaut, ajustable), suivi des heures étudiants et flexi-jobs.

Productivité par heure planifiée

Chiffre d'affaires du service divisé par les heures planifiées, agrégé par shift, pour ajuster la couverture des soirs creux. Module optionnel, information préalable de l'équipe recommandée (CCT n° 81).

Prépa paie

Les heures planifiées et pointées alimentent le dossier secrétariat social en fin de mois.

Pour quels établissements ?

Le planning CaRe est conçu pour un établissement unique avec une équipe compacte : brasserie de quartier, restaurant de 40 couverts, bar à vin, café de passage. Si vous gérez plusieurs adresses ou plus de trente personnes, un outil RH complet type Strobbo ou Skello sera plus adapté — et nous vous le dirons en démo.

Ce que le planning ne fait pas (encore)

• Pas de déclaration Dimona automatique ni de connexion directe au secrétariat social (export mensuel des heures).
• Pas de pointeuse biométrique : le module Pointage optionnel fonctionne depuis le téléphone ou une tablette en salle.
• Pas de multi-établissement : un compte CaRe pilote une maison.